Una opción para realizar la implementación de Lean utilizando la metodología de Administración del Cambio de Kotter:

1. Crear urgencia

Es importante que la organización pueda observar claramente por qué se necesita cambiar, para ello es clave realizar las siguientes acciones:

- Identificar las amenazas que existen y los posibles escenarios que resulten de la inacción.

- Definir oportunidades que podríamos obtener a partir de llevar a cabo el cambio.

Kotter menciona que para que un cambio sea exitoso, al menos el 75% de la dirección debe de estar de acuerdo en el cambio, por lo que es importante dar el tiempo suficiente para este primer paso.

2. Formar una coalición poderosa

Para convencer a la organización de que se requiere un cambio, es clave tener un equipo de líderes que puedan lograr el cambio que se requiere.

Estos líderes pueden seguir o no el organigrama, lo importante es definir este equipo de líderes en la organización que puedan lograr el convencimiento necesario.

3. Crear una visión del cambio

Una vez que tengamos varias ideas y soluciones para cambiar nuestra organización, tendremos que decidir cuáles de ellas queremos implementar y generar una visión que todo el personal pueda entender y recordar fácilmente.

Algunas acciones para generar esta visión pueden ser las siguientes:

- Crear una estrategia que indique cómo ejecutar esta visión.

- Identificar claramente cuáles son los resultados que queremos obtener.

- Asegurarse que todos en la coalición de cambio comprendan claramente esta visión.

4. Comunicar la visión del cambio

El siguiente paso será comunicar la visión que hemos creado con toda la organización, lo cual es necesario que lo llevemos a cabo de manera frecuente (inclusive diariamente) en la empresa.

Otro punto importante es cuidar las acciones que realicemos en el día a día, como bien dice el refrán, “las acciones hablan más fuerte que las palabras”. Las personas que observan cambios en el comportamiento y en las acciones, cambian su manera de actuar.

5. Retirar obstáculos

En cualquier esfuerzo de cambio que estemos por llevar a cabo existirán obstáculos que debemos de remover (sean estos estructurales o humanos), por lo que debemos de actuar rápido para removerlos.

Si no se retiran estos obstáculos, el personal que debe de llevar a cabo estos cambios se frustrará rápidamente y el esfuerzo de cambio se abandonará en poco tiempo.

Adicionalmente, es muy útil reconocer los esfuerzos de las personas que están haciendo cambios en la organización para lograr hacer realidad la visión.

6. Quick Wins

Es importante lograr los famosos Quick Wins en el esfuerzo de cambio para entusiasmar a todos en la empresa de que se están logrando mejoras.

Una forma de empezar a lograr los Quick Wins es a través de las famosas “low hanging fruits”, es decir todos aquellos problemas fáciles de resolver y que tienen un impacto positivo.

Adicionalmente, se puede considerar en ofrecer recompensas a las personas que están logrando estos Quick Wins en la empresa.

7. Construir sobre el cambio

Es muy importante celebrar los Quick Wins, pero de igual manera no cantar victoria de manera anticipada. Los esfuerzos de cambia tardan tiempo en enraizarse en cualquier organización.

Es importante por ello fijarse metas para continuar el movimiento de cambio, así como utilizar el ciclo de Deming o PDCA para analizar qué estuvo bien y qué necesitamos mejorar.

8. Anclar los cambios en la cultura corporativa

Finalmente, se tendrán suficientes cambios y motivos para declara el cambio como la forma de trabajar de la empresa.

Para ello es necesario continuar promoviendo el cambio en la organización, reconociendo el esfuerzo de las personas y reclutar personal que sea afín a los nuevos métodos de trabajo y valores.

¿Estás pensando en utilizar Lean para cambiar el desempeño de tu organización? Nosotros podemos ayudarte! Ponte en contacto con nosotros y podemos platicar más al respecto